Auditeringar av kvalitetssystem 2012-2018

En auditering är en oberoende och systematisk extern utvärdering

Vid en auditering utvärderas det kvalitetssystem som ett universitet eller en yrkeshögskola har utvecklat utifrån sina egna utgångspunkter och mål. Med kvalitetssystem avses verksamhetsutvecklingen som helhet. I den ingår kvalitetshanteringens organisation, ansvarsfördelning, förfaranden och resurser. Med kvalitetshantering avses högskolans förfaranden, processer eller system för att följa upp, upprätthålla och utveckla kvaliteten i sin verksamhet.

Vid en auditering utvärderas hur väl ett kvalitetssystem motsvarar den strategiska ledningens och verksamhetsstyrningens behov vid ett universitet eller en yrkeshögskola. Dessutom utvärderas hur omfattande och verkningsfull kvalitetshanteringen av högskolans grundläggande uppgifter är. Vidare granskas bland annat högskolans kvalitetspolitik, hur högskolan utvecklar kvalitetssystemet och hur välfungerande och dynamiskt systemet är som helhet. I samband med en auditering bedöms med andra ord inte hur högklassig utbildning eller forskning högskolan erbjuder.

Syftet är att utveckla högskolornas verksamhet

Syftet med den finländska auditeringsmodellen är att stödja högskolorna i att utveckla kvalitetssystem i enlighet med principerna för europeisk kvalitetssäkring (ESG). Nationella centret för utbildningsutvärdering ingår i registret över tillförlitliga europeiska utvärderingsaktörer (EQAR) och är en fullvärdig medlem i det europeiska nätverket för utvärderingsaktörer inom högre utbildning (ENQA).

Enligt yrkeshögskolelagen och universitetslagen bör högskolorna regelbundet delta i extern utvärdering av verksamheten och kvalitetssystemen. Högskolorna kan uppfylla denna skyldighet även på något annat sätt än genom att delta i utvärderingscentrets auditeringar.

När en högskola har blivit godkänd i en auditering, beviljas skolan en kvalitetsstämpel som gäller i sex år. De högskolor som har en gällande auditering finns upptagna i auditeringsregistret.

Processen, objekten och kriterierna för auditering beskrivs närmare i  auditeringshandboken.

Mer information om auditeringar ges av utvärderingsråd Marja-Liisa Saarilammi och via e-post på förnamn.efternamn@karvi.fi.

Delområden i det kvalitetssystem som utvärderas

Vid en auditering utvärderas hur väl kvalitetssystemet fungerar med hjälp av följande objekt:

  1. Högskolans kvalitetspolitik
  2. Kvalitetssystemets koppling till strategisk ledning
  3. Utvecklande av kvalitetssystemet
  4. Kvalitetshantering av högskolans grundläggande uppgifter  (däribland centrala stödfunktionerna)
    a) Examensinriktad utbildning
    b) Forsknings-, utvecklings- och innovationsverksamhet samt konstnärlig verksamhet
    c) Genomslagskraft i samhället och regionutvecklingsarbete
    d) Valfritt auditeringsobjekt (beaktas inte vid bedömningen av om högskolan har fått godkänt i en auditering)
  5. Bevisen i den examensinriktade utbildningen: utbildningsprogram eller motsvarande examensinriktade studiehelheter (högskolorna väljer två av dessa och auditeringsgruppen den tredje)
  6. Kvalitetssystemet som helhet

Auditeringskriterierna har placerats på en skala som omfattar fyra olika utvecklingsfaser: bristfällig, inledande, under utveckling eller inarbetad. Den utvecklingsfas som varje auditeringsobjekt befinner sig i fastställs separat, även för underobjekten 4 a–d. Dessutom fastställs kvalitetshanteringens utvecklingsfas separat för varje bevis i den examensinriktade utbildningen.

Vid en omauditering används samma kriterier som vid den egentliga auditeringen.

Auditeringen genomförs av en extern expertgrupp

Huvudfaserna i auditeringsprocessen är att komma överens om en auditering, tillsätta en auditeringsgrupp, utarbeta en självutvärderingsrapport, genomföra ett auditeringsbesök, utarbeta en auditeringsrapport och fatta beslut om auditeringens slutresultat.

Högskolan har möjlighet att välja en nationell eller en internationell grupp som genomför auditeringen. Sektionen för utvärdering av högskolorna tillsätter auditeringsgruppen och en ordförande för den. I regel utses 5–7 medlemmar till gruppen. Gruppen deltar i en introduktionsutbildning där medlemmarna får sätta sig in i målen och metoderna för auditering samt i auditeringsgruppens uppgifter och verksamhetsprinciper. Internationella utvärderare får dessutom en introduktion i det finländska högskoleväsendet.

Högskolan beskriver och utvärderar sitt kvalitetssystem i en självutvärderingsrapport. Syftet med rapporten är att ge auditeringsgruppen en sanningsenlig bild av högskolans kvalitetssystem som grund för auditeringsbesöket. Samtidigt hjälper arbetet med självutvärderingen högskolan att identifiera kvalitetssystemets styrkor och utvecklingsområden.

Auditeringsgruppens besök vid högskolan varar i 3–5 dagar beroende på högskolans storlek. Syftet med besöket är att verifiera och komplettera de observationer om högskolans kvalitetssystem som gjorts med hjälp av auditeringsmaterialet. Strävan är att besöket ska bli ett interaktivt tillfälle som gynnar utvecklandet av högskolans verksamhet.

Auditeringsgruppen analyserar materialet från utvärderingen och utarbetar en rapport på basis av analysen. I rapporten gör gruppen en framställning om högskolan bör godkännas i auditeringen eller om en omauditering är nödvändig. Rapporten ska lyfta fram kvalitetssystemets styrkor och god praxis samt ge högskolan rekommendationer om vad som kunde utvecklas. Rapporten offentliggörs efter auditeringsbeslutet.

Ungefär tre år efter auditeringen ska högskolan delta i ett seminarium om  utvecklingsarbetet gällande kvalitetssystem. Huvudmålet är att ge respons om det utvecklingsarbete som utförts efter auditeringen samt att ge hela högskolefältet tillfälle till diskussion om arbetet med att utveckla kvalitetssystemen och till att dela med sig av erfarenheter och god praxis i anknytning till kvalitetsarbete. För seminariet ska högskolan sammanställa en kort rapport över det utvecklingsarbete som den utfört efter auditeringen.

Sektionen för utvärdering av högskolorna beslutar om auditeringens slutresultat

Utvärderingscentrets sektion för utvärdering av högskolorna fattar beslut om auditeringens slutresultat. Sektionens uppgift är att se till att auditeringsbesluten är rättvisa.

Beslutet bygger på auditeringsgruppens auditeringsrapport och gruppens framställning om auditeringens slutresultat. Auditeringsgruppen kan föreslå att högskolan ska godkännas i auditeringen, om inget av auditeringsobjekten är på nivån ”bristfällig” och kvalitetssystemet som helhet (auditeringsobjekt 6) är åtminstone på nivån ”under utveckling”.

Ifall högskolan förutsätts delta i en omauditering, antecknar sektionen i beslutet de auditeringsobjekt där det föreligger nödvändiga utvecklingsbehov och vilka granskas i omauditeringen. Omauditeringen genomförs 2–3 år efter beslutet om den egentliga auditeringen.

Andra omgången av auditeringar pågår

Alla finländska högskolors kvalitetssystem har auditerats en gång under den första omgången av auditeringar som pågick 2005–2012. För närvarande pågår den andra omgången som avslutas 2018.

Inför den andra omgången förbättrades auditeringsmodellen bland annat på basis av den respons som samlades in under den första omgången. Till de huvudsakliga ändringarna hör att självutvärderingen nu spelar en större roll än tidigare och att tyngdpunkten förskjutits mot den examensinriktade utbildningen. I den andra omgången får högskolorna själva välja ett av auditeringsobjekten. Objektet är en central funktion med tanke på högskolans strategi eller profilering och vars kvalitetshantering högskolan anser vara särskilt viktig att utveckla.

En auditering blir aktuell för en högskola när giltighetstiden för föregående auditering håller på att upphöra.

Respons på auditeringar samlas in och auditeringarnas verkningsfullhet följs upp

För att utveckla auditeringsprocessen och auditeringsmodellen samlar utvärderingscentret efter varje auditering in respons både från den högskola som deltagit i auditeringen och från auditeringsgruppens medlemmar. Responsen behandlas årligen och utifrån den väljs de viktigaste utvecklingsområdena för påföljande år. Dessutom använder varje planerare den respons som han eller hon fått inför kommande auditeringar där han eller hon fungerar som projektledare. Centret följer också med hjälp av respons upp vilka effekter auditeringarna har haft och om högskolorna har behandlats rättvist i auditeringarna.

Då och då undersöks det även i större omfattning hur verkningsfulla auditeringarna är, antingen av utvärderingscentret eller av externa forskare.