Utvärdering av yrkesutbildningsanordnarnas kvalitetsledningssystem 2015

Uppdraget av utvärderingen var att ta reda på om alla utbildningsanordnare har ett fungerande system för kvalitetsledning och kontinuerlig kvalitetsförbättring, vilket har satts som mål för yrkesutbildningen. Målet med utvärderingen var också att stödja och uppmuntra utbildningsanordnarna att vidareutveckla sin kvalitetsledning.

Utvecklingen av kvalitetsledningen inom yrkesutbildningen i Finland grundar sig både på nationella riktlinjer och på de riktlinjer från Europeiska unionens kommission som de nationella riktlinjerna baserar sig på. Enligt dessa riktlinjer har det satts som mål på nationell nivå att alla anordnarna av yrkesutbildning har ett fungerande system för kvalitetssäkring före utgången av 2015.

Den första utvärderingen av anordnarnas kvalitetsledningssystem gjordes 2015. Utvärderingen baserade sig på anordnarnas självvärderingsrapporter (n = 168), på en bedömning av värderingarnas tillförlitlighet och på utvärderingsbesök som genomfördes för att få ytterligare information (n = 35).

Enligt utvärderingen hade en stor del av utbildningsanordnarna (71 %) ett fungerande kvalitetsledningssystem enligt de kriterier som användes vid utvärderingen och enligt de för utvärderingen uppsatta gränsvärdena för ett fungerande kvalitetsledningssystem. Det finns dock skillnader mellan utbildningsanordnarna – skillnader som har att göra med ägartypen, läroanstaltstypen och hur lång tid anordnaren systematiskt arbetat med kvalitetsledning. Den faktor som enligt resultaten förklarade skillnaderna mest var hur lång tid man hade arbetat med att utveckla kvalitetsledningen. Enligt resultaten i den statistiska analysen hade de anordnare som utvecklat kvalitetsledningen i 6–10 år ett bättre kvalitetsledningssystem än de som hade utvecklat sitt system en kortare tid.

De främsta styrkorna

De främsta styrkorna i kvalitetsledningssystemen fanns inom följande områden: strategisk ledning och verksamhetsstyrning, förbättring samt de yrkesinriktade specialläroanstalternas utvecklings-, handlednings- och stöduppgifter (endast anordnare som fått en specialuppgift). I det följande beskrivs de främsta styrkor:

• Området strategisk ledning och verksamhetsstyrning: styrkorna gällde hur man hanterar strategiprocessen och förankringen av den bland de anställda samt hur man integrerar kvalitetsstyrningen i den strategiska ledningen och verksamhetsstyrningen. Det är mycket viktigt att ledningen är engagerad i arbetet för att långsiktigt förbättra kvalitetsledningen.
• Området förbättring: styrkorna gällde utnyttjandet av uppföljnings-, utvärderings- och resultatuppgifter i beslutsfattande och utvecklingsarbete samt förfarandena för projektverksamhet, nätverkssamarbete och benchmarking. När det gällde behoven av att utveckla förbättringsarbetet var det aspekter i anknytning till följande frågor som visade sig vara viktiga: utnyttjande av utvärderings- och resultatuppgifter i beslutsfattande och förbättringsverksamhet, skapande av en helhetsuppfattning om utvecklingsbehoven och utveckling av kvalitetsledningssystemet som helhet som var viktiga.
• Området specialundervisningens utvecklings-, handlednings- och stöduppgifter: styrkor fanns inom kundorientering i de olika aktiviteterna och mångsidigt utnyttjande av information i den ständiga förbättringen av verksamheten.

De viktigaste utvecklingsbehoven

Utvärderingsresultaten visar att de viktigaste utvecklingsbehoven i fråga om kvalitetsledningssystemen gäller kvalitetskulturen och kvalitetsledningshelheten, kvalitetsledningen i fråga om den grundläggande uppgiften som helhet samt användningen av utvärderingar och resultat:

• Utvecklingsbehoven i fråga om kvalitetskulturen och kvalitetsledningshelheten: behoven gäller dokumentation av kvalitetsledningssystemet, digitalisering av systemet, användning av informationssystem, förenhetligande av förfaringssätten i de olika verksamhetsenheterna samt involvering av personalen, de studerande, partnerna och intressentgrupperna i kvalitetsledningen och i den ständiga utvecklingen av den. Utvecklingsbehov finns även i fråga om att säkerställa ledningens och personalens kompetens i kvalitetsledning och utvärdering och i fråga om att uppmuntra personalen att delta i kvalitetsledningen.
• Utvecklingsbehoven inom kvalitetsledningen i fråga om den grundläggande uppgiften gällde främst kvalitetsledningsförfarandena, såsom pedagogiska linjedragningar, personliga studieplaner, utveckling av processer och utnyttjande av utvecklingsprojekt. Behoven av att utveckla kvalitetsledningen i de utvärderingsområden som rör den grundläggande uppgiften varierar enligt vilka aktiviteter anordnaren har. I delområdena läroavtalsutbildning och stödtjänster och ordnande av stödtjänster fanns det mer utvecklingsbehov än i de övriga delområdena.
• I delområdet utvärdering och användning av resultat har man särskilt satsat på nöjdhetsenkäter (t.ex. enkäter riktade till studerande) och utnyttjande av uppföljningsdata. Det görs dock inte några särskilt systematiska sammanställningar av uppföljnings- och återkopplingsdata avseende kundgrupper, enheter och branscher. Andra utvecklingsbehov som kom fram var att det saknas indikatorer och att de som används inte är tillräckligt täckande. Även utvärderingen av den egentliga verksamheten och auditeringarna av kvalitetsledningssystemen behöver utvecklas. På många håll är rutinerna för kommunikationen kring utvärderingsresultat inte heller särskilt systematiska.

Resultaten visade att det är motiverat att skapa en praxis med extern auditering av yrkesutbildningsanordnarnas kvalitetsledningssystem och att ta fram kriterier för utvärderingen.

NCU genomför en utvärdering av kvalitetsledningssystem hos anordnare av yrkesutbildning åren 2021–2022. Läs mer här.

Material av utvärderingen (2015):

Publikationen på finska | Publikationen på svenska | Publikationen på engelska

Meddelandet om utvärderingen

De utvalda utbildningsanordnarna som deltog i den externa utvärderingen

Material från utvärderingens responsmöte 6.11.2015

Resultat från responsenkäten för utvärderingen